Cómo tramitar correctamente el cobro de incapacidades y evitar el rechazo de la EPS

Cuando un empleado se incapacita, la empresa debe pagarle igual el salario correspondiente a esos días, pero tiene derecho a recuperar ese valor (total o parcialmente, según el tipo de incapacidad) ante la EPS o la ARL. El problema es que ese cobro no es automático: hay que radicarlo correctamente y dentro de un plazo determinado, y muchas empresas pierden ese dinero por errores administrativos evitables.

Plazos de radicación

Tanto EPS como ARL tienen plazos definidos para radicar el cobro de una incapacidad después de emitida. Superar ese plazo es, por sí solo, motivo de rechazo, sin importar si la incapacidad era legítima.

Motivos más comunes de rechazo

• Documentación incompleta (falta el certificado de incapacidad, soportes de pago de nómina, o el formato exigido por la entidad).
• Radicación fuera del plazo legal.
• Inconsistencias entre el período de la incapacidad y lo reportado en la PILA de ese mes.
• Datos del empleado que no coinciden entre la incapacidad y el registro de afiliación.

Qué hacer si una incapacidad ya fue rechazada

Un rechazo no siempre es definitivo: en varios casos se puede presentar una reclamación con la documentación corregida. La clave es identificar el motivo exacto del rechazo y responder dentro de los tiempos que la propia entidad establece para reconsideración.

Cómo evitarlo desde el principio

La forma más efectiva de no perder estos cobros es tener un proceso definido: radicar apenas se recibe el certificado de incapacidad, verificar que la documentación esté completa antes de enviarla, y hacer seguimiento activo al estado de cada radicación hasta que se pague. En Asesorías Gómez gestionamos este seguimiento por cada empleado de tu nómina, para que ningún cobro se pierda por un plazo vencido o un error de forma.